Arbeit 4.0 – Situation als Sprungbrett nutzen

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Die Arbeit 4.0 bringt Veränderungen mit sich. Aber der Mensch ist ein träges Tier – er macht gern Dinge so, wie er sie immer schon gemacht hat. Das mag er vielleicht nicht einmal besonders, aber das kennt er, und vertraut ist besser als unbekannt. Diese Lehre lässt sich auch auf den extrem holperigen Anfang der Digitalisierung für Unternehmen anwenden, die in der Arbeit 4.0 münden soll. Homeoffice? Nicht bei uns. Und dann zeigt sich in einer unvorhersehbaren Situation wie der Corona-Pandemie, dass es irgendwie doch geht. Hoffentlich nutzen möglichst viele Unternehmer die Chance, aus dieser Not eine Tugend zu machen.

Homeoffice ist erst der Anfang
Es wird nicht dabei bleiben, dass Menschen räumlich flexibel arbeiten. Digitalisierung und Automatisierung sorgen dafür, dass einige Arbeitsabläufe nicht mehr händisch durchgeführt werden müssen, die lange Zeit Kapazitäten gebunden haben. Kontrolle und Organisation treten in den Vordergrund, wo viele Jahre über repetitive Aufgaben geherrscht haben. Wichtig sind also solche Fachkräfte, die sich mit den neuen Möglichkeiten auskennen. Sie werden im Rahmen der Arbeit 4.0 vielleicht nicht mehr nur für ein Unternehmen arbeiten, sondern ihre Zeit auf mehrere verschiedene Arbeitgeber aufteilen.

Eine Herausforderung für die IT-Sicherheit
Wenn Sie jetzt doch schon diese Homeoffice-Geschichte ausprobieren müssen, warum dort stehenbleiben? IT-Fachkräfte können offensichtlich innerhalb kürzester Zeit Homeoffice für eine erstaunliche Anzahl an Angestellten einrichten. Wichtig ist hier, später nicht nachzulassen: Die Strukturen, die teils mit heißer Nadel gestrickt werden, wenn es pressiert, müssen später sorgfältig überarbeitet und abgedichtet werden.

Ein gut funktionierendes Intranet und eine Verknüpfung jedes einzelnen Endgeräts, wo auch immer es sein mag, erfordert von der IT-Sicherheit viel Aufmerksamkeit: Jede Schnittstelle ist eine potenzielle Angriffsstelle. Es kann durchaus nötig werden, die IT-Abteilung aufzustocken. Wer keine IT-Abteilung hat, beauftragt externe Dienstleister. Im Rahmen der Arbeit 4.0 werden diese eine noch größere Rolle spielen als ohnehin schon.

Investitionen sind nötig
Auch die nötige Hard- und Software muss angeschafft werden: Angestellte brauchen Endgeräte, mit denen sie von überall her tätig werden können. Tools ermöglichen eine einfache Dateneingabe, die immer gleich ist und keine Fehler zulässt. Die Daten werden alle an einem Punkt gespeichert und müssen nicht erst nachträglich von den verschiedenen Endgeräten gesammelt und zusammengeführt werden. Sicherheitseinstellungen in den einzelnen Endgeräten und extra abgesicherte Cloudlösungen sorgen für einen ungefährlichen Arbeitsablauf. Wichtig ist allerdings auch, dass die Mitarbeiter in der Nutzung der Geräte und in der Berücksichtigung aller Sicherheitsvorkehrungen unterwiesen werden: Sorgfältige Schulungen verhindern, dass es durch den Faktor Mensch in der Arbeit 4.0 zu Fehlern kommt.

Wer die Welle kommen sieht, kann sie reiten
Machen wir uns nichts vor: Die Welle der Digitalisierung und Automatisierung bricht sich schon fast über unseren Köpfen. Dennoch ist es nicht zu spät, um noch aufzuspringen und ihren Schwung zu nutzen, anstatt durch sie von den Füßen gerissen zu werden. Wer jetzt das Bewegungsmoment durch die Pandemie nutzt, kann der Umstellung auf die Arbeit 4.0 mit großen Schritten nahekommen. Gewöhnen Sie sich daran, dass viele Mitarbeiter nicht mehr vor Ort sind. Auch wenn manche von ihnen gar nicht täglich im Homeoffice arbeiten möchten, können Sie Ihre Räumlichkeiten verkleinern: Wenn Ihre Mitarbeiter nur mehr im Wechsel ins Haus kommen, brauchen Sie weniger Fläche, was Ihre Mietkosten mindert.

Prüfen Sie Ihre Hard- und Software und setzen Sie sich mit Ihren IT-Spezialisten oder externen Experten zusammen: Was haben Sie, was brauchen Sie? Berücksichtigen Sie dabei immer, dass Flickwerk aus vielen unterschiedlichen Systemen anfällig für Cyberattacken ist. Besser ist es, wenn Sie ein System aus einem Guss haben und am besten auch einen Ansprechpartner für alles von der Einrichtung über die Schulungen der Mitarbeiter bis hin zur Überwachung Ihres Systems. Letzteres wird eine Aufgabe, die sieben Tage die Woche und 24 Stunden am Tag durchgeführt werden muss.

Wenn es dazu kommt, dass Ihre Mitarbeiter nicht mehr in Vollzeit für Sie tätig sind, können Sie durch frühzeitige Vermittlung bei Partnern dafür sorgen, dass sie möglichst “nah am Haus” bleiben. Natürlich gilt es, ganz neue Geheimhaltungsverordnungen aufzusetzen, wenn Ihre Mitarbeiter auch für andere Arbeitgeber tätig werden. Allerdings können Sie sich sicherer fühlen, wenn sie auch für Ihre Partner arbeiten und nicht für die Konkurrenz. Darüber hinaus kann ein derartig vernetztes Arbeiten auch zu beschleunigten Abläufen in der Arbeit 4.0 führen.

Fazit: Chaos ist eine Leiter
Es mag gerade drunter und drüber gehen, weil Covid-19 unsere bekannte Welt auf den Kopf stellt. Allerdings wirkt die Pandemie auch wie eine Machete, die den Dschungel aus “können wir nicht” und “haben wir aber doch immer schon so gemacht” lichtet und neue Wege eröffnet. Wichtig ist es, diese Chance zu nutzen, aufzurüsten, umzustellen und gestärkt dazustehen, wenn der Ausnahmezustand vorbei ist.

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