Papierloses Büro: Die Hürden sind nicht unüberwindlich

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Kommunikation und Dokumentation bilden den Kitt, der ein Unternehmen zusammenhält. Das gilt auch für Betriebe, deren Geschäftsfeld denkbar wenig mit Wörtern zu tun hat: Angebote, Auftragserteilungen, Verträge und Rechnungen samt dazugehöriger Kommunikation sowie die Buchhaltung spielen in jedem Arbeitsumfeld eine große Rolle. Wer auf ein papierloses Büro setzt, erarbeitet sich einige Vorteile – muss aber auch an manchen Stellen noch Abstriche machen.

Mein Freund, der Baum
… liegt in Ordner D4 abgeheftet als Anlage 2 zum Vorgang 256/2018. Der Papierverbrauch in Deutschland ist höher als in allen anderen G20-Ländern: Pro Kopf verbrauchten wir im Jahr 2018 241,7 Kilogramm davon. Ein beachtlicher Teil davon entfällt auf Verpackungen, aber auch und gerade die Bundesregierung und ihre Behörden sind von Papier abhängig. Allein im Jahr 2018 verbrauchten sie 1,05 Milliarden (!) Blatt Papier.

Umso wichtiger ist es, dass aus Nachhaltigkeitsgründen jeder dort spart, wo es möglich ist: Unternehmer können sich für ein papierloses Büro entscheiden. Die Vorteile sind zahlreich und wurden schon oft zusammengetragen, daher gibt es hier nur mehr kurze Stichpunkte:

  • geringerer Verbrauch von Papier, Tinte, Umschlägen, Briefmarken, Aktenordner, Rückenschildern, Trennblättern
  • Einsparung von Raum zur Lagerung der Ordner mit den Geschäftsvorgängen, ergo weniger Miete, Reinigungskosten etc.
  • effizienteres Arbeiten; Suchvorgänge dauern wenige Klicks lang, weil sich niemand mehr durch Ordner wühlen muss
  • durch Cloudlösungen dezentrales Arbeiten möglich; Home-Office, Gleitzeit, leichtere Kooperation mit Partnern auch international, telefonischer Kundenservice 24/7 möglich
  • zusätzliche Sicherheit durch Zugriffskontrolle – Mitarbeiter dürfen nur auf die Akten zugreifen, die sie benötigen

Manch einer scheut die Umsetzung
Um das Büro auf eine papierlose Funktionsweise umzustellen, ist ein großer Arbeitsschritt nötig: Alle bisherigen Dokumente müssen sortiert und eingescannt werden. Dem Leiter eines Traditionsunternehmens kann das schnell als Sisyphusarbeit erscheinen. Zum Glück gibt es aber Anbieter, die diese Aufgabe professionell und absolut vertraulich erledigen. Doch damit ist es nicht getan: Die Mitarbeiter müssen sorgfältig geschult werden, um die neuen Anforderungen umsetzen zu können. Außerdem muss die IT-Sicherheit aufgestockt werden, um den Schutz der gespeicherten Daten zu gewährleisten. Nichtsdestotrotz lohnt sich die Umstellung – für die Umwelt, für den Geldbeutel und auch für die Zufriedenheit der Mitarbeiter, die flexibler arbeiten können.

“Papierlos” muss nicht in Stein gemeißelt sein
Es wird noch für einen sehr langen Zeitraum Vorgänge geben, die Papier voraussetzen. Sehen Sie daher auch besser davon ab, all Ihre Drucker zu verkaufen – den einen oder anderen benötigen Sie noch. Und wenn Ihre Mitarbeiter entsetzt reagieren, weil sie sich Vorgänge durch handschriftliche Notizen besser merken, können Sie sie beruhigen: Es wird immer genügend Papier für solche Zwecke geben, beispielsweise Rückseiten von Korrespondenz, die sonst nach dem Einscannen im Altpapier landen würde (nicht allerdings jener Dokumente, die aus Vertraulichkeitsgründen sonst geschreddert würden). Jedes Stück Papier aber, dass Sie im Zuge der Digitalisierung nicht mehr verwenden, ist ein Fortschritt.

Stolperstein Bürokratie
Auch nach der Umstellung werden Sie nicht umhinkommen, mit verschiedenen Behörden auf dem Briefweg zu kommunizieren. Nicht etwa, weil nur handschriftlich unterschriebene Dokumente rechtlich gültig sind – dafür gibt es genügend Möglichkeiten im papierlosen Büro. Nein, der Knackpunkt liegt vor allem in den Bedenken, Daten durch einen Hackerangriff preiszugeben. Darin – und in der Begründung “das haben wir schon immer so gemacht”.

Leider zieht diese Haltung relativ weite Kreise. Statt etwa die Möglichkeiten des Finanzamts zur elektronischen Datenübermittlung zu nutzen, lassen sich manche Steuerberater noch immer sämtliche Rechnungen ihrer Kunden auf Papier aushändigen. Man sieht doch viel besser, worum es geht, wenn man es in der Hand hält, mag die Haltung dahinter sein. Dabei stimmt auch das nicht: Bei schwierigen Handschriften oder einer Sehschwäche desjenigen, der das Dokument entziffern soll, hilft der Zoom am Rechner ungemein.

Fazit: Nicht stehenbleiben, weil andere es tun
“Wenn ich für verschiedene Vorgänge weiterhin Papier brauche, ergibt die Umstellung keinen Sinn”, lautet ein beliebtes Argument gegen das papierlose Büro. Das kann man natürlich so sehen, allerdings verbaut man sich damit Chancen auf Umweltschutz, auf Ersparnis in finanzieller Hinsicht und bei den Arbeitszeiten, auf eine gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit und auf (internationale) Zusammenarbeit mit spannenden Partnern. Es wird immer Unternehmen geben, die sich gegen die Digitalisierung sträuben. Wie viele von ihnen auf die Dauer konkurrenzfähig bleiben, wird sich zeigen.

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